Livhusarernas kamratförening 2025-01-22
GDPR – regler över behandling av personuppgifter.
Livhusarernas kamratförening
Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation) gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter. Livhusarernas kamratförening samlar endast in personuppgifter som är relevanta för ändamålet och uppgifterna sparas inte längre än nödvändigt. Det handlar t ex om uppgifter som myndigheter kräver i samband med anmälan till arrangemang, uppgifter för att kunna kontakta rätt person i föreningen och bilder för att visa verksamheten. En sammanställning av vilka personuppgifter som föreningen registrerar och rutiner för hur de behandlas, finns att läsa nedan.
Medlemmar har rätt att
• få information om och tillgång till sina personuppgifter i form av ett utdrag,
• få felaktiga uppgifter rättade
• få sina personuppgifter raderade. (Tänk på att vi då inte kan kontakta er eller ge er information längre.)
• lämna klagomål till Datainspektionen.
Personuppgiftsansvarig för Livhusarernas kamratförening är styrelsen.
Vid frågor angående registrerade personuppgifter kontaktas kassören.
Bokföring
Bokföringslagen kräver att bokföring med verifikationer sparas.
Rättslig grund är ”Rättslig förpliktelse”. Uppgifterna arkiveras år 1 digitalt hos kassören och därefter i pärm i föreningens förråd på K3 i minst 10 år.
Medlemslista
Medlemslistan består minst av Namn, adress, epost-adress och personnummer. Minst namn och födelsedata behövs för att identifiera medlemmen. Personnummer behövs vid aktiviteter/arrangemang som genomförs vid myndigheter där särskild besöksanmälan krävs (ex Försvarsmakten). Personnummer finns bara hos kassören. Medlemslista som sprids till behövande styrelsemedlemmar innehåller namn, adress, födelsedata, epost.
Medlemslista behöver sparas i 3 år, om myndighet vill kunna kontrollera deltagaruppgifter vid enskilda arrangemang.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning”. Uppgifterna arkiveras hos kassören digitalt i 3 år.
Deltagarlistor vid arrangemang
Namn och personnummer behöver oftast registreras med anledning av berörd myndighets krav på kontroll av vilka som har besökt myndigheten. Listorna sparas minst i 1 år.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning”. Uppgifterna arkiveras hos den arrangemangsansvarige i 1 år.
Tidningen Livhusaren
Föreningens tidning innehåller vad som är på gång och vad som hänt inom föreningen och på Regementet K3. Tidningens innehåll bygger bland annat på inskickat material från verksamheten vid K3, kamratföreningens verksamhet samt artiklar ur tidigare utgivna nummer.
Då bilder publiceras skrivs aldrig några namn i bildtexten om inte personen/erna är vidtalade.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning”. Tidningen arkiveras digitalt i redaktörens dator och som fysisk tidning i förenings arkiv på K3.
E-postlistor
Listor för e-postutskick är skapade med enbart e-postadresserna, för att effektivisera
arbetet.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning”. E-postlistorna arkiveras i kassörens dator
och uppdateras kontinuerligt, minst en gång om året.
Föreningens hemsida – kontaktuppgifter
Kontaktuppgifter till styrelseledamöter och andra funktioner publiceras för att visa vilka som ingår samt att ge möjligheter till kontakt.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning” Publiceras på hemsidan så länge uppgiften är aktuell.
Sociala medier
Bilder kan läggas ut på sociala medier. Namn skrivs endast om det har godkänts.
Rättslig grund: ”Intresseavvägning”